Begrippenlijst Archiefwet en informatiebeheer

Archiefbewaarplaats

Een plek waar blijvend te bewaren overheidsinformatie na overbrenging wordt beheerd en voor iedereen te raadplegen is. Voorbeelden zijn het Nationaal Archief, een regionaal historisch centrum en een gemeentelijke of regionale archiefdienst.

Archiefnominatie

De waardering van informatie: blijvend bewaren of vernietigen na een bepaalde termijn. De archiefnominatie volgt uit de selectielijst en hangt bij zaakgericht werken aan het resultaattype.

Archiefwet 2026

De nieuwe Archiefwet, die de Archiefwet 1995 vervangt. De Eerste Kamer stemde op 12 mei 2026 in met de wet, die op 1 januari 2027 in werking treedt. Lees wat er verandert.

Bewaartermijn

De periode dat informatie bewaard moet blijven voordat die vernietigd mag worden. De bewaartermijn staat in de selectielijst en gaat meestal in na de afronding van een zaak of dossier.

Blijvend bewaren

Informatie met blijvende waarde, bijvoorbeeld voor verantwoording of de geschiedenis, wordt niet vernietigd. Die informatie wordt na de overbrengingstermijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Capstone-aanpak

Een aanpak voor het bewaren van e-mail. Van een aangewezen groep functionarissen met een sleutelrol wordt de e-mail blijvend bewaard. Het Nationaal Archief geeft overheden advies over deze aanpak.

Duurzaam toegankelijk

Informatie is duurzaam toegankelijk als die vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig is, zo lang als dat nodig is. Dat is het doel van goed informatiebeheer.

E-depot

Een digitale archiefbewaarplaats. Overheden brengen blijvend te bewaren digitale informatie over naar een e-depot, waar die duurzaam toegankelijk blijft.

Informatiehuishouding

Het geheel van afspraken, processen en systemen waarmee een organisatie informatie maakt, ordent, bewaart en vernietigt.

MDTO

Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie: de metadatastandaard van het Nationaal Archief. MDTO beschrijft welke metagegevens nodig zijn om informatie vindbaar en betrouwbaar te houden. De standaard volgt TMLO op.

Metagegevens

Gegevens over informatie, zoals de maker, de datum, het documenttype, de zaak en de bewaartermijn. Zonder goede metagegevens is informatie lastig terug te vinden en niet op tijd te vernietigen. Zo vult Airchie metagegevens aan.

Netwerkschijf

Een gedeelde schijf waarop medewerkers bestanden opslaan, vaak de T-schijf of G-schijf genoemd. Er staat veel informatie op die onder de Archiefwet valt, meestal zonder vaste ordening of metagegevens. Netwerkschijf opschonen met Airchie.

Openbaarheid

Overgebrachte informatie is in principe openbaar en voor iedereen in te zien. Voor bijvoorbeeld persoonsgegevens kan een beperking op de openbaarheid gelden.

Overbrengen

Het overdragen van blijvend te bewaren informatie aan een archiefbewaarplaats. Onder de Archiefwet 2026 gebeurt dat na 10 jaar, in plaats van na 20 jaar onder de oude wet.

Resultaattype

Bij zaakgericht werken de uitkomst van een zaak, zoals verleend of geweigerd. Aan het resultaattype zijn de archiefnominatie en de bewaartermijn gekoppeld.

Selectielijst

Een vastgestelde lijst die per categorie informatie aangeeft of die blijvend bewaard moet worden of na hoeveel jaar vernietigd mag worden. Gemeenten werken met de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen. Zo past Airchie de selectielijst toe.

TMLO

Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden: een oudere metadatastandaard voor lokale overheden. MDTO is de opvolger.

Verklaring van vernietiging

Het document waarin wordt vastgelegd welke informatie wanneer is vernietigd. Zo kan een organisatie later aantonen dat de vernietiging volgens de regels is gegaan.

Vernietigingslijst

Een overzicht van informatie waarvan de bewaartermijn is verstreken en die vernietigd mag worden. De lijst wordt vooraf gecontroleerd en goedgekeurd.

Woo

De Wet open overheid, sinds 1 mei 2022 de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo regelt dat iedereen overheidsinformatie kan opvragen en dat overheden informatie actief openbaar maken. Woo-verzoeken sneller afhandelen.

Zaakgericht werken

Een manier van werken waarbij alle informatie over een verzoek of melding in één zaak wordt vastgelegd, van ontvangst tot afhandeling. Dat maakt informatie vindbaar en de bewaartermijn eenduidig.

Zaaktype

Een beschrijving van een soort zaak, zoals een omgevingsvergunning of een bezwaarschrift, met de bijbehorende documenttypen, resultaattypen en termijnen. Alle zaaktypen van een organisatie staan samen in de zaaktypecatalogus.

Deze uitleg is algemeen en vereenvoudigd. Bij twijfel is de wettekst leidend. Mis je een begrip? Laat het ons weten.