Veelgestelde vragen over Airchie

Airchie is een AI-gestuurde tool voor documentarchivering, ontwikkeld door DataNorth AI uit Groningen. Airchie leest documenten uit zaaksystemen, SharePoint, Teams, netwerkschijven en e-mail en bepaalt per document het zaaktype, de bewaartermijn en de juiste bestemming. Zo wordt naleving van de Archiefwet haalbaar, ook bij miljoenen documenten.

Voor organisaties die onder de Archiefwet vallen, zoals gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, provincies, waterschappen en rijksorganisaties. Ook andere organisaties met grote, ongeordende documentvoorraden gebruiken Airchie om op te schonen of te migreren.

DataNorth AI, een AI-consultancy uit Groningen die organisaties helpt om AI veilig en praktisch in te zetten. Lees meer over het team.

Airchie koppelt met netwerkschijven, SharePoint, Teams en Microsoft 365, e-mail en zaaksystemen zoals JOIN, Djuma en xxllnc. Elke bron met een open koppeling kan worden aangesloten. Waar het systeem dat toestaat, schrijft Airchie metadata ook terug.

Ja. Gescande documenten worden leesbaar gemaakt met OCR. Airchie ondersteunt meer dan 1.000 bestandsformaten.

Dat meten we in de pilot op je eigen documenten. Twijfelgevallen gaan naar een medewerker, zodat fouten niet ongemerkt doorlopen. Elk besluit is herleidbaar in de audit trail.

Nee. Airchie werkt samen met je zaaksysteem: het vult en verrijkt het, en schrijft metadata terug waar dat kan.

Ja. De beslisboom wordt opgesteld op basis van je eigen selectielijst en zaaktypecatalogus. Verandert de selectielijst, dan passen we de beslisboom aan.

In een eigen tenant voor jouw organisatie, bijvoorbeeld in Microsoft Azure, of volledig on-premise op je eigen servers. Jij kiest de regio waar documenten worden verwerkt en opgeslagen.

Nee. Je documenten worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Nee. Airchie doet een voorstel en zet documenten klaar voor vernietiging. Vernietigen gebeurt altijd pas na goedkeuring door een medewerker, met een goedkeuringsflow en een vernietigingslogboek.

Ja. Airchie kan volledig lokaal draaien op een AI-workstation in je eigen datacenter. De verwerkingssnelheid hangt dan af van de hardware.

Twee weken. In de eerste week koppelen we een bron en stellen we een testset samen. In de tweede week richten we de beslisboom in en voeren we de analyse uit.

De pilot heeft een vaste prijs. De kosten van de volledige oplossing hangen af van het aantal bronnen, koppelingen en documenten. Vraag een prijsindicatie aan.

Dat hangt af van je eigen inkoopbeleid en de totale opdrachtwaarde. In de praktijk blijft een volledig traject vaak onder de aanbestedingsgrens.

Op 1 januari 2027 vervangt de Archiefwet 2026 de Archiefwet uit 1995. Blijvend te bewaren informatie moet na 10 jaar naar een archiefdienst, in plaats van na 20 jaar. Digitale informatie zoals e-mail en chat moet vanaf het ontstaan goed beheerd worden, en het toezicht wordt strenger. Lees alle veranderingen.