Praktijkvoorbeeld: 2 miljoen documenten op de T-schijf geordend
Een gemeente van ongeveer 35.000 inwoners en 400 medewerkers wilde naar de cloud. Eerst moest de T-schijf op orde: meer dan 2 miljoen documenten van ruim 20 afdelingen, zonder classificatie.
De uitgangssituatie
De T-schijf was in twintig jaar gegroeid. Elke afdeling had een eigen mappenstructuur. Er was geen classificatie, geen koppeling met zaaktypen en geen overzicht van wat blijvend bewaard moest worden.
Zonder dat overzicht kon de migratie naar de cloud niet verantwoord beginnen. Alles meenemen betekent ook alles wat al vernietigd had mogen worden.
Rekenvoorbeeld: bij 30 seconden per document kost handmatig ordenen van 2 miljoen documenten ruim 16.000 uur. Bij 1.500 productieve uren per jaar is dat meer dan tien jaar werk voor één medewerker.
De aanpak in vier stappen
De gemeente bleef bij elke stap aan het roer. Airchie deed het lees- en sorteerwerk, de informatiebeheerders namen de besluiten.
- 1KoppelenAirchie werd gekoppeld aan de T-schijf. Ook scans werden meegenomen en met OCR leesbaar gemaakt.
- 2AnalyserenPer document bepaalde Airchie het documenttype, de datums, de betrokken partijen, persoonsgegevens en het zaaktype.
- 3BeslisboomSamen met de informatiebeheerders is vastgelegd wat naar het zaaksysteem gaat, wat een werkbestand blijft en wat in aanmerking komt voor vernietiging.
- 4UitvoerenMetadata werd teruggeschreven en bestanden werden klaargezet voor de migratie. Vernietigen gebeurde alleen na goedkeuring.
Het resultaat
- 90 procent tijdsbesparing ten opzichte van handmatig ordenen.
- Meer dan 300 zaaktypen gekoppeld aan de documenten.
- Een geordende T-schijf, klaar voor de migratie naar de cloud.
- Geen enkel document vernietigd zonder akkoord van een medewerker.
Wat dit betekent voor jouw organisatie
Elke organisatie met een volle netwerkschijf staat voor dezelfde keuze: zelf ordenen, laten liggen of het sorteerwerk automatiseren met controle door je eigen mensen.
Met een pilot op een deel van je eigen documenten zie je wat Airchie doet, voordat je verder kijkt. We noemen de naam van deze gemeente niet, maar vertellen in een gesprek graag meer over de aanpak.
Zie wat Airchie met jouw archief doet
Plan een online demo met voorbeelddocumenten, of met een paar van jezelf. We reageren binnen twee werkdagen.