Netwerkschijf opschonen en migreren naar de cloud
Voordat de T-schijf naar SharePoint, Teams of het zaaksysteem gaat, wil je weten wat mee moet en wat weg mag. Airchie analyseert elk bestand en maakt de migratie overzichtelijk.
Twintig jaar netwerkschijf, één migratie
Netwerkschijven groeien al jaren. Mappen van oud-collega’s, kopieën van kopieën en scans zonder doorzoekbare tekst. Bij een migratie naar de cloud wil je niet alles een-op-een meeverhuizen, maar handmatig uitzoeken is onbegonnen werk.
Zonder classificatie verhuis je ook het risico mee: documenten met persoonsgegevens die allang vernietigd hadden moeten worden, of stukken die blijvend bewaard moeten worden maar onvindbaar zijn.
Wat Airchie doet
- Herkent afdeling en onderwerp aan inhoud en mappenpad
- Vindt duplicaten, ook tussen systemen
- Scheidt blijvend te bewaren, tijdelijk te bewaren en overbodige documenten
- Signaleert persoonsgegevens voor het juiste vertrouwelijkheidsniveau
- Maakt scans doorzoekbaar met OCR
- Levert een migratieplan per afdeling en zaaktype
In de praktijk: miljoenen documenten, klaar voor de cloud
Een gemeente met circa 35.000 inwoners en 400 medewerkers had een T-schijf met miljoenen documenten van meer dan twintig afdelingen, zonder classificatie. Airchie herkende de afdeling aan het mappenpad, maakte per document een samenvatting, bepaalde het zaaktype en signaleerde persoonsgegevens. Gescande documenten werden leesbaar met OCR.
Alles werd gekoppeld aan de zaaktypecatalogus met meer dan 300 zaaktypen en bewaartermijnen. Daarmee lag de basis voor een geautomatiseerde opschoning en migratie.
Vragen over opschonen en migreren
Bekijk alle vragen of plan een demo met een paar documenten van je eigen netwerkschijf.
Voert Airchie de migratie zelf uit?
Dat kan, als optie. Airchie kan documenten automatisch verplaatsen naar het juiste systeem. Je kunt ook kiezen voor een migratieplan dat je eigen team uitvoert.
Wat gebeurt er met duplicaten?
Airchie herkent dubbele bestanden, ook tussen systemen, en doet een voorstel om de kopie te verwijderen. Een medewerker keurt dat goed.
Hoeveel documenten kan Airchie aan?
Miljoenen. In de referentiecase ging het om meer dan 2.000.000 documenten. De doorlooptijd hangt af van de rekenkracht die je inzet, in de cloud of lokaal.
Zie wat Airchie met jouw archief doet
Plan een online demo met voorbeelddocumenten, of met een paar van jezelf. We reageren binnen twee werkdagen.