Hoe Airchie werkt: van document naar besluit
Airchie doet wat een informatiebeheerder doet: documenten lezen, metadata vastleggen, de selectielijst toepassen en een besluit nemen. Alleen dan voor miljoenen documenten tegelijk, met een mens die meekijkt waar dat nodig is.
Vier stappen, elk besluit herleidbaar
Van het moment dat een document wordt ingelezen tot het moment dat het op de juiste plek staat of wordt vernietigd.
Koppelen
Airchie ontsluit documenten uit al je bronnen: zaaksystemen, SharePoint, Teams en Microsoft 365, netwerkschijven en e-mail. Nieuwe documenten worden doorlopend meegenomen.
- Meer dan 1.000 bestandsformaten
- OCR voor gescande documenten
- Automatische synchronisatie van nieuwe documenten
Analyseren
AI bepaalt per document de relevante metadata op basis van inhoud en context. Ook het mappenpad telt mee, bijvoorbeeld om de afdeling te herkennen.
- Documenttype, datums en betrokken partijen
- Signalering van persoons- en bedrijfsgegevens
- Zaaktype, resultaattype en procestype uit de selectielijst
- Een korte samenvatting per document
Beslissen
Een beslisboom die we samen met je informatiebeheerders opstellen, past de regels van je organisatie toe op elk document.
- Waar hoort het document?
- Wanneer archiveren en wanneer vernietigen?
- Bewaartermijn, vernietigingsdatum en overbrengingsdatum
- Is menselijke validatie nodig?
Uitvoeren
Airchie zet het besluit om in een actie en legt alles vast. Zo kun je elke stap later verantwoorden.
- Metadata terugschrijven naar het zaaksysteem, als dat systeem het ondersteunt
- Documenten verplaatsen naar het juiste systeem (optioneel)
- Voordragen voor vernietiging met een goedkeuringsflow
- Audit trail en vernietigingslogboek
De motor onder de motorkap
Airchie bestaat uit drie lagen. Onderin de bronnen waar je documenten nu staan. In het midden de AI-laag die metadata bepaalt en de beslisboom toepast. Bovenin de laag voor governance en compliance, waarin je ziet wat er gebeurt en alles kunt verantwoorden.
Airchie is modulair. Nieuwe bronnen, doelsystemen en classificatiemodellen sluit je aan zonder opnieuw te beginnen.
Alle functionaliteiten op een rij
Wat Airchie kan, en wat je als uitbreiding toevoegt.
| Functionaliteit | Wat het doet |
|---|---|
| Bronkoppelingen | SharePoint, Teams, netwerkmappen, Microsoft 365 en zaaksystemen |
| Lezen en terugschrijven | Metadata lezen en terugschrijven naar het zaaksysteem, als dat systeem het ondersteunt |
| Metadata-extractie met AI | Op basis van inhoud en context, inclusief signalering van persoonsgegevens |
| Beslisboom | Samen opgesteld, voor verplaatsen, archiveren, bewaren en vernietigen |
| Meer dan 1.000 formaten | Brede ondersteuning van bestandstypen, met OCR voor scans |
| Duplicaatdetectie | Herkent dubbele bestanden, ook tussen systemen, en doet een voorstel voor verwijdering |
| Zaaktypebepaling | Een AI-voorstel met menselijke validatie, of optioneel automatisch |
| Bewaartermijnen | Automatische toekenning van bewaartermijn, vernietigingsdatum en overbrengingsdatum |
| Automatische detectie | Herkent documenten, mails, chats en dossiers en classificeert ze volgens de selectielijst |
| Vernietigingslogboek | Bijgehouden in de applicatie, met een notificatie- en goedkeuringsflow |
| Compliance dashboard (uitbreiding) | Inzicht in archiefstatus, vernietigingen, risico’s en compliance score |
| Audit trail (uitbreiding) | Logging, herleidbaarheid en steekproefcontrole |
Vragen over de werking
Meer vragen over beveiliging, aanpak of de Archiefwet? Bekijk alle vragen.
Hoe nauwkeurig is Airchie?
Dat meten we in de pilot op je eigen documenten, zodat je niet op beloftes hoeft te vertrouwen. Twijfelgevallen gaan naar een medewerker, zodat fouten niet ongemerkt doorlopen. Elk besluit is herleidbaar in de audit trail.
Vervangt Airchie ons zaaksysteem?
Nee. Airchie werkt samen met je zaaksysteem: het vult en verrijkt het, en schrijft metadata terug waar dat kan. Je medewerkers blijven werken in de systemen die ze kennen.
Werkt Airchie met onze eigen selectielijst?
Ja. De beslisboom wordt opgesteld op basis van je eigen selectielijst en zaaktypecatalogus. Verandert de selectielijst, bijvoorbeeld door de Archiefwet 2026, dan passen we de beslisboom aan.
Zie wat Airchie met jouw archief doet
Plan een online demo met voorbeelddocumenten, of met een paar van jezelf. We reageren binnen twee werkdagen.